Das Portal ist das Gesicht Ihres MSP gegenüber Ihrem Kunden. Dort meldet sich sein Ansprechpartner mit einem eigenen Konto an, sieht den Zustand seiner Geräte, erstellt Tickets und verfolgt, was sein Dienstleister für ihn tut.

Dieser Leitfaden hat zwei Teile. Der erste ist für Sie gedacht, also für die Person, die das Portal einrichtet und den Zugang vergibt. Der zweite beschreibt, was Ihr Kunde nach der Anmeldung vorfindet, damit Sie ihn durch das Portal führen oder ihm diese Seite unverändert schicken können.

Das Portal steht ab KairosPro zur Verfügung.

---

Teil 1: Was Sie tun

Zugang vergeben

Auf dem Kundendatensatz, Registerkarte Portal. Sie müssen Inhaber oder Admin sein: Die Rolle Techniker kann diese Ansicht nicht öffnen.

Das Formular Neuer Portal-Benutzer hat zwei Felder: Name und E-Mail. Anschließend setzen Sie die Haken bei den Berechtigungen, die Sie vergeben möchten.

Die E-Mail-Adresse muss in ganz KairosLink eindeutig sein. Nicht eindeutig pro Kunde, nicht eindeutig pro Organisation, sondern global eindeutig. Dieselbe Person kann nicht mit demselben Postfach Ansprechpartner bei zwei Ihrer Kunden sein. Wenn Sie zwei Unternehmen desselben Eigentümers betreuen, braucht diese Person für jedes eine eigene Adresse.

Die Zahl der Ansprechpartner pro Kunde ist nicht begrenzt, und Portalkontakte verbrauchen keine Techniker-Lizenzen. Sie können so viele erstellen, wie Sie benötigen, ohne dass sich Ihre Rechnung ändert.

Wie die Zugangsdaten beim Kunden ankommen

KairosLink verschickt die Einladung nicht. Wenn Sie den Ansprechpartner erstellen, zeigt Ihnen die Ansicht einen Link in einem Feld mit der Schaltfläche Kopieren, und Sie übermitteln ihn über den Kanal Ihrer Wahl.

Der Link läuft nach 7 Tagen ab. Der Ansprechpartner öffnet ihn, vergibt ein Passwort und ist damit in einem einzigen Schritt aktiv und angemeldet.

Solange er gültig ist, ist dieser Link das Zugangsmittel. Verschicken Sie ihn über einen Kanal, den Sie kontrollieren.

Wenn der Ansprechpartner sein Passwort verliert

Das Portal hat keine Passwortwiederherstellung. Auf der Kundenseite gibt es kein "Passwort vergessen".

Der einzige Weg führt über Sie: Öffnen Sie die Registerkarte Portal des Kunden und verwenden Sie im Menü dieses Ansprechpartners Link neu erstellen. Es wird ein neuer Link mit weiteren 7 Tagen erzeugt, und sobald der Ansprechpartner ihn annimmt, überschreibt er das bisherige Passwort.

Berücksichtigen Sie das bei der Planung Ihres Betriebs: Jedes vergessene Kundenpasswort ist eine Aufgabe für Ihr Team.

Berechtigungen der Ansprechpartner

Es gibt vier, und jede schaltet einen Bereich des Portals frei:

Ein Ansprechpartner ohne Berechtigungen kann sich trotzdem anmelden. Er sieht die Startseite mit einem Hinweis, dass sein Dienstleister noch keine Bereiche freigeschaltet hat, und er sieht den vollständigen Hilfebereich.

Der Hilfebereich hängt nicht von den Berechtigungen ab. Jeder Ansprechpartner mit Portalzugang liest alle Artikel, die Sie für das Portal veröffentlichen, unabhängig von seinen Berechtigungen.

Zwischen Ansprechpartnern desselben Kunden gibt es keine Trennung

Alles wird nach Kunde gefiltert, niemals nach Person. Ein Ansprechpartner sieht jedes Ticket seines Unternehmens: die, die er selbst erstellt hat, die eines Kollegen und die, die Sie aus der Konsole heraus erstellt haben, einschließlich derer, die aus einer Monitoring-Warnung entstanden sind.

Dasselbe gilt für Geräte und Warnungen. Wenn einer Ihrer Kunden verlangt, dass zwei Abteilungen die Vorgänge der jeweils anderen nicht sehen, führt heute nur ein Weg dorthin: Sie erstellen sie als zwei getrennte Kunden.

Der Hilfebereich ist für alle Ihre Kunden derselbe

Das verdient einen eigenen Absatz, weil es am häufigsten für Überraschungen sorgt.

Artikel der Wissensdatenbank, die mit Portal-Sichtbarkeit veröffentlicht werden, werden von jedem Ansprechpartner jedes Ihrer Kunden gelesen. Es gibt keine Möglichkeit, einen Artikel nur für einen einzelnen Kunden zu veröffentlichen.

Daraus folgen zwei Dinge für die Praxis:

• Schreiben Sie keine kundenspezifischen Daten in einen Portalartikel. Servernamen, Adressen, interne Abläufe dieses Unternehmens: Ihre übrigen Kunden lesen das mit.
• Prüfen Sie die Artikel, die die KI aus einem Ticket erzeugt. Diese Funktion greift bewusst auf die internen Notizen des Tickets zu, weil dort in der Regel die eigentliche Lösung steht. Der Artikel beginnt als interner Entwurf und wird nie von selbst veröffentlicht. Wenn Sie ihn jedoch ungelesen auf Portal umstellen, veröffentlichen Sie das Arbeitsmaterial eines Kunden für alle anderen.

White-Label: wie weit es reicht

Die Einrichtung erfolgt unter Einstellungen, Branding. Zwei Felder: der Name beziehungsweise die Kopfzeile und das Logo.

Was Ihre Marke trägt:

• Den Namen Ihres MSP in der oberen Leiste des Portals
• Die PDFs, die Ihr Kunde herunterlädt, mit Ihrem Logo
• Die Ticket-E-Mails, die Ihr Kunde erhält, mit Ihrem Logo und Ihrer Kopfzeile
• Die Bewertungsansicht, die aus der E-Mail heraus geöffnet wird

Was heute weiterhin KairosLink nennt und was Sie wissen sollten, bevor Sie das verkaufen:

• Der Absender der E-Mails ist [email protected]. Der Textkörper trägt Ihre Marke, aber die Zeile "Von:", die Ihr Kunde in seinem Posteingang sieht, nennt KairosLink.
• Die Portal-Domain ist immer app.kairoslink.io. Es gibt keine eigene Domain pro MSP.
• Ihr Logo erscheint nicht in den Portalansichten, sondern nur auf PDFs, in E-Mails und in der Bewertungsansicht. Die Portalleiste zeigt Ihren Namen als Text.
• E-Mails zu Monitoring- und Patch-Warnungen gehen mit der Marke KairosLink hinaus, wenn Sie Kundenadressen in die Benachrichtigungsweiterleitung eingetragen haben.

Zulässige Logoformate: PNG, JPG oder WEBP, bis zu 2 MB. Ein transparenter Hintergrund wirkt am besten.

Sprache

Die Sprache des Portals und die Sprache der E-Mails richten sich nach der Sprache des Kunden, die Sie auf dem Kundendatensatz festlegen. Der Ansprechpartner kann sie nicht selbst ändern.

Wenn Sie keine Sprache festgelegt haben, wird die Standardsprache der Plattform verwendet.

Die Anmeldeseite und die Seite zur Passwortvergabe sind unabhängig von der Sprache des Kunden immer auf Spanisch. Ab dem Moment, in dem der Ansprechpartner angemeldet ist, richtet sich das gesamte Portal nach der eingestellten Sprache.

Die E-Mails, die Ihr Kunde erhält

Die ersten drei werden gemeinsam über den Schalter Den Kunden per E-Mail über Updates zu seinen Tickets informieren auf der Registerkarte Benachrichtigungen des Kunden abgeschaltet. Er ist standardmäßig aktiviert.

Er gilt pro Kunde, nicht pro Ansprechpartner. Sie können keine einzelne Person abmelden, und der Ansprechpartner hat selbst keine Möglichkeit dazu: In den E-Mails gibt es keinen Abmeldelink.

Eine interne Notiz erzeugt überhaupt keine E-Mail.

Wer sie erhält

Die aktiven Portalkontakte dieses Kunden sowie alle Adressen, die Sie in der Benachrichtigungsweiterleitung, Kategorie Tickets, eingetragen haben.

Hat ein Kunde weder das eine noch das andere, geht gar nichts hinaus. Es lohnt sich, das Kunde für Kunde zu prüfen: In der Konsole sieht alles normal aus, und der Kunde hört nichts.

Was von Ihrer Seite im Portal ankommt

Vier Dinge aus dem MSP-Bereich werden für den Endkunden sichtbar. Keines davon ist ein Fehler, aber man sollte sie kennen:

• Der Name des Technikers, der geantwortet hat, sowohl im Portal als auch in der E-Mail. Es gibt weder ein Pseudonym noch eine Möglichkeit, ihn zu verbergen.
• Die Beschreibung eines Tickets, das aus einer Warnung entstanden ist, denn sie enthält den Schweregrad, die Art der Prüfung, den gemessenen Wert und den Gerätenamen. Wenn der Kunde das nicht lesen soll, bearbeiten Sie die Beschreibung.
• Der Name Ihrer internen Klassifizierung des Tickets, die zugleich den Filter der Liste speist.
• Der tatsächliche Hostname des Geräts, wenn er von dem Namen abweicht, den Sie vergeben haben.

Folgendes erreicht den Kunden dagegen nicht: öffentliche oder lokale IP, MAC-Adresse, Ihre Notizen zum Gerät, Standort, Abteilung, Agent-Version, Zugangsdaten, erfasste Zeit, Kosten, Stundenkontingent, SLA, zugewiesener Techniker oder Ticketverlauf.

Unterdrückte Warnungen werden dem Kunden angezeigt. Eine Warnung, die Sie per Regel oder per Wartungsfenster stummgeschaltet haben, erscheint in seinem Portal wie jede andere. In der Konsole sehen Sie den Chip, der die Unterdrückung erklärt; im Portal weist nichts darauf hin.

Was Ihr Kunde sieht, wenn Sie ein Modul nicht haben

Die Portalansichten prüfen nicht, welche Module Sie haben. Das ist ein zweischneidiges Schwert, und beide Schneiden sind wichtig:

Ohne das Patch-Modul sieht ein Ansprechpartner mit dieser Berechtigung den vollständigen Bereich Patches, mit allen Geräten auf Nicht geprüft und allen Zählern auf null. Es gibt keinen Hinweis, der das erklärt.

Ohne das Monitoring-Modul sieht er den Bereich Monitoring mit allen Geräten auf Keine Daten, null Warnungen und dem Warnungsbereich mit dem Text Keine Warnungen. Alles in Ordnung.

Genau diese letzte Zeile erfordert Vorsicht: Sie behauptet, dass alles in Ordnung ist, auch wenn gar nichts gemessen wird. Wenn Ihr Kunde Zugriff auf den Bereich Monitoring hat und Sie seine Geräte nicht überwachen, liest er, dass alles in Ordnung sei.

Meine Empfehlung für den Betrieb: Vergeben Sie keine Berechtigung für einen Bereich, den Sie nicht liefern.

---

Teil 2: Was Ihr Kunde sieht

Dieser Teil ist für den Ansprechpartner des Endkunden geschrieben. Sie können ihn unverändert weitergeben.

Anmelden

Die Adresse lautet app.kairoslink.io/portal/login und ist für alle dieselbe.

Der Zugang kommt als Link, den der Dienstleister verschickt. Beim Öffnen vergeben Sie ein Passwort, und damit ist alles bereit. Dieser Link läuft nach 7 Tagen ab.

Das Passwort braucht mindestens 10 Zeichen, mit Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen, und es darf nicht in einem bekannten Datenleck aufgetaucht sein.

Die Sitzung dauert 24 Stunden, und Angemeldet bleiben verlängert sie darüber hinaus.

Wenn das Passwort verloren geht, fordern Sie beim Dienstleister einen neuen Link an: Das Portal hat keine automatische Wiederherstellung.

Startseite

Zeigt eine Begrüßung und bis zu vier Kacheln, je nachdem, was der Dienstleister freigeschaltet hat: Geräte gesamt, Geräte online, offene Warnungen und offene Patches.

Erscheint im Menü kein einziger Bereich, hat der Dienstleister noch keinen freigeschaltet. Der Hilfebereich steht in jedem Fall zur Verfügung.

Geräte

Die Liste der Geräte des Unternehmens, mit dem Betriebssystem, dem Online-Zustand, dem Zeitpunkt der letzten Meldung, der Auslastung von CPU, Arbeitsspeicher und Datenträger sowie der Anzahl der offenen Patches.

Monitoring

Vier Kacheln fassen den Zustand zusammen: In Ordnung, Warnung, Kritisch und Keine Daten, dazu ein Verteilungsdiagramm.

Darunter die Gerätetabelle mit dem jeweiligen Status und der letzten Prüfung sowie der Bereich Neueste Warnungen mit den letzten 100.

Es gibt ein Suchfeld und einen Statusfilter, und das Diagramm berechnet sich mit der jeweiligen Filterung neu. Alles lässt sich als PDF herunterladen.

Ein Gerät mit Keine Daten kann zweierlei bedeuten: Sein Monitoring ist nicht aktiv, oder es ist aktiv, hat aber seine erste Prüfung noch nicht durchgeführt. Wenn Geräte so erscheinen, fragen Sie am besten beim Dienstleister nach.

Patches

Der Update-Zustand jedes Geräts: Aktuell, Offene Updates, Mit kritischen oder Nicht geprüft, mit der Anzahl der offenen und der kritischen Updates, dem Hinweis auf einen nötigen Neustart und dem Zeitpunkt der letzten Prüfung. Auch das lässt sich als PDF herunterladen.

Tickets

Die vollständige Liste der Supportanfragen des Unternehmens, mit zwei Verteilungsdiagrammen nach Status und nach Priorität sowie Filtern nach Text, Klassifizierung, Priorität und Status.

Die Liste enthält jedes Ticket des Unternehmens, nicht nur die, die die betrachtende Person selbst erstellt hat. Auch die eines Kollegen und die des Dienstleisters erscheinen.

Um ein neues zu erstellen, verwenden Sie die Schaltfläche + Neues Ticket: Betreff, Beschreibung, Priorität und, sofern sinnvoll, das betroffene Gerät. Während der Betreff eingegeben wird, schlägt das Portal Artikel aus dem Hilfebereich vor, die das Problem womöglich ohne Ticket lösen.

Die Detailansicht zeigt den Status, die Priorität, das zugeordnete Gerät und den gesamten Verlauf mit dem Support-Team. Ist das Ticket mit einem bekannten Problem verknüpft und steht eine Übergangslösung zur Verfügung, erscheint diese ganz oben.

Auf ein Ticket kann aus dem Portal heraus nicht geantwortet werden. Um Informationen zu ergänzen, erstellen Sie ein neues oder wenden sich direkt an den Dienstleister.

Sobald das Ticket gelöst oder geschlossen ist, erscheint ein Bereich, in dem der Service mit Sternen und einem optionalen Kommentar bewertet werden kann.

Bewerten aus der E-Mail heraus

Die E-Mail, die die Lösung des Tickets ankündigt, enthält fünf Sterne. Ein Tippen darauf erfasst die Bewertung sofort, ohne Anmeldung am Portal und ohne Passwort.

Dieser Link öffnet eine Ansicht, in der die Bewertung bestätigt, bei einem Fehlgriff geändert und um einen Kommentar ergänzt werden kann. Die Links laufen nach 30 Tagen ab; danach lässt sich das Ticket weiterhin über die Anmeldung am Portal bewerten.

Der Link bewertet ausschließlich dieses eine Ticket. Er zeigt weder den Betreff noch die Antworten noch irgendein anderes Ticket.

Hilfebereich

Die vom Dienstleister veröffentlichten Artikel, mit einem Suchfeld und Kategorien. Jeder Artikel lässt sich als PDF herunterladen und als hilfreich oder nicht hilfreich bewerten.

Er steht jedem Portalkontakt zur Verfügung, unabhängig davon, welche anderen Bereiche er hat.

---

Was das Portal heute nicht leistet

Damit Sie nicht danach suchen:

• Es verschickt die Einladung nicht per E-Mail. Der MSP gibt den Link von Hand weiter.
• Es gibt keine Passwortwiederherstellung. Jedes vergessene Passwort löst der MSP, indem er den Link neu erstellt.
• Es gibt keine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Portalkontakte.
• Es gibt keine eigene Domain pro MSP. Das Portal liegt unter app.kairoslink.io.
• Der Ansprechpartner kann aus dem Portal heraus nicht auf Tickets antworten, sondern nur neue erstellen und sie bewerten.
• Tickets lassen sich nicht auf die eigenen beschränken: Jeder Ansprechpartner sieht die des gesamten Unternehmens.
• Der Hilfebereich lässt sich nicht nach Kunde aufteilen.
• Ein einzelner Ansprechpartner lässt sich nicht abmelden: Der Schalter gilt pro Kunde.

Häufige Fragen von MSPs

Erhält mein Kunde eine E-Mail, wenn ich ihm Zugang gebe? Nein. Sie kopieren den Link aus der Ansicht und übermitteln ihn über den Kanal Ihrer Wahl.

Mein Kunde hat sein Passwort verloren, was tue ich? Öffnen Sie die Registerkarte Portal auf seinem Datensatz und verwenden Sie Link neu erstellen. Sobald er ihn annimmt, wird das bisherige Passwort überschrieben.

Kann ich dieselbe E-Mail-Adresse bei zwei Kunden verwenden? Nein. Die Adresse ist auf der gesamten Plattform eindeutig. Wenn dieselbe Person zwei Ihrer Kunden betreut, braucht sie eine Adresse pro Unternehmen.

Wie viele Ansprechpartner kann ich erstellen? So viele Sie möchten. Sie verbrauchen keine Lizenzen und wirken sich nicht auf Ihre Rechnung aus.

Sieht mein Kunde die Zeit, die ich erfasst habe? Nein. Nichts aus der Zeiterfassung erreicht das Portal: weder die Einträge noch die Summe noch die Kennzeichnung als abrechenbar.

Sieht er meine internen Notizen zum Ticket? Nein, die werden herausgefiltert. Vollständig sichtbar ist dagegen die Ticketbeschreibung, prüfen Sie also, was Sie dort geschrieben haben.

Kann er etwas sehen, das zu einem anderen meiner Kunden gehört? Geräte, Warnungen und Tickets sind auf sein Unternehmen begrenzt. Die einzige Ausnahme ist der Hilfebereich, der für alle Ihre Kunden derselbe ist.

Ich habe ein Downgrade gemacht und das Portal-Modul verloren. Wird der Zugang meiner Kunden abgeschaltet? Nein. Die Ansprechpartner melden sich weiterhin an. Geschlossen wird Ihre Verwaltungsansicht für das Portal, Sie können also keine Zugänge mehr erstellen oder ändern.

Häufige Fragen von Ansprechpartnern

Kann ich die Sprache des Portals ändern? Nicht aus dem Portal heraus. Der Dienstleister legt sie auf Ihrem Kundendatensatz fest.

Warum sehe ich Tickets, die ich nicht erstellt habe? Das Portal zeigt jedes Ticket Ihres Unternehmens, einschließlich der von Kolleginnen und Kollegen und der vom Dienstleister erstellten.

Kann ich von hier aus auf ein Ticket antworten? Nein. Sie können es lesen und, sobald es gelöst oder geschlossen ist, bewerten. Um Informationen zu ergänzen, erstellen Sie ein neues Ticket.

Kann ich einen Screenshot anhängen? Nein. Das Portal kennt keine Anhänge.

Ein Gerät zeigt "Keine Daten", stimmt da etwas nicht? Womöglich ist sein Monitoring nicht aktiv, oder es hat seine erste Prüfung noch nicht durchgeführt. Fragen Sie bei Ihrem Dienstleister nach.

Wie lange ist der Bewertungslink in der E-Mail gültig? Dreißig Tage. Danach können Sie weiterhin über die Anmeldung am Portal bewerten.

Ich habe mein Passwort vergessen. Bitten Sie Ihren Dienstleister, einen neuen Zugangslink zu erzeugen. Das Portal hat keine automatische Wiederherstellung.