El portal es la cara de tu MSP frente a tu cliente. Ahí el contacto entra con su propio usuario, ve el estado de sus equipos, abre tickets y sigue lo que su proveedor está haciendo por él.

Esta guía tiene dos partes. La primera es para vos, que configurás el portal y das los accesos. La segunda describe qué se encuentra tu cliente cuando entra, para que puedas explicárselo o mandarle esta página directamente.

El portal está disponible desde el plan Pro.

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Parte 1: lo que hacés vos

Dar un acceso

En la ficha del cliente, solapa Portal. Necesitás ser Owner o Admin: el rol Técnico no tiene acceso a esta pantalla.

Con el formulario Nuevo usuario de portal cargás dos datos: nombre y correo. Después marcás los permisos que le vas a dar.

El correo debe ser único en todo KairosLink. No es único por cliente ni por tu organización: es único global. Una misma persona no puede ser contacto de dos clientes tuyos con la misma casilla. Si administrás dos empresas del mismo dueño, va a necesitar un correo distinto para cada una.

No hay tope de contactos por cliente, y los contactos del portal no consumen asientos de técnico. Podés dar de alta todos los que necesites sin que cambie tu factura.

Cómo le llega la credencial

KairosLink no manda la invitación. Al crear el contacto, la pantalla te muestra un enlace en una caja con un botón Copiar, y vos se lo hacés llegar por el canal que quieras.

El enlace vence a los 7 días. El contacto lo abre, define su contraseña y queda activo y adentro en el mismo paso.

Ese enlace es la credencial de acceso mientras esté vigente. Mandalo por un canal que controles.

Si el contacto pierde la contraseña

El portal no tiene recuperación de contraseña. No hay un "olvidé mi clave" del lado del cliente.

El único camino es que vos entres a la solapa Portal del cliente y uses Regenerar link en el menú de ese contacto. Se genera un enlace nuevo con otros 7 días, y aceptarlo pisa la contraseña anterior.

Tenelo en cuenta al armar tu operación: cada olvido de contraseña de un cliente es una tarea para tu equipo.

Los permisos del contacto

Son cuatro, y cada uno habilita una solapa del portal:

Un contacto sin ningún permiso entra igual. Ve el inicio con un cartel que le explica que su proveedor no le habilitó secciones, y ve el centro de ayuda completo.

El centro de ayuda no depende de permisos. Cualquier contacto con acceso al portal lee todos tus artículos publicados para portal, tenga los permisos que tenga.

No hay aislamiento entre contactos del mismo cliente

Todo se filtra por cliente, nunca por persona. Un contacto ve todos los tickets de su empresa: los que abrió él, los que abrió otro contacto y los que abriste vos desde el panel, incluidos los que nacieron de una alerta de monitoreo.

Lo mismo con los equipos y las alertas. Si un cliente tuyo necesita que dos áreas no vean lo del otro, hoy la única forma es darlas de alta como dos clientes distintos.

El centro de ayuda es compartido entre todos tus clientes

Esto merece un párrafo propio porque es lo que más sorprende.

Los artículos de tu base de conocimiento publicados con visibilidad de portal los leen todos los contactos de todos tus clientes. No hay forma de publicar un artículo para un solo cliente.

Dos consecuencias prácticas:

• No pongas datos específicos de un cliente en un artículo de portal. Nombres de servidores, direcciones, procedimientos internos de esa empresa: eso lo va a leer el resto de tus clientes.
• Revisá los artículos que genera la IA desde un ticket. Esa función usa las notas internas del ticket a propósito, porque ahí suele estar la solución real. El artículo nace como borrador interno y no se publica solo, pero si lo pasás a portal sin leerlo, estás publicando material de trabajo de un cliente para todos los demás.

Marca blanca: hasta dónde llega

Se configura en Configuración, Marca. Son dos campos: el nombre o encabezado, y el logo.

Lo que sí lleva tu marca:

• El nombre de tu MSP en la barra superior del portal
• Los PDF que descarga tu cliente, con tu logo
• Los correos de ticket que recibe tu cliente, con tu logo y tu encabezado
• La pantalla de calificación que se abre desde el correo

Lo que hoy sigue diciendo KairosLink, y conviene que lo sepas antes de venderlo:

• El remitente de los correos es [email protected]. El cuerpo lleva tu marca, pero la línea "De:" que ve tu cliente en su bandeja dice KairosLink.
• El dominio del portal es siempre app.kairoslink.io. No hay dominio propio por MSP.
• El logo no aparece en las pantallas del portal, solo en los PDF, los correos y la pantalla de calificación. La barra del portal muestra tu nombre en texto.
• Los correos de alerta de monitoreo y de parches, si cargaste casillas del cliente en el ruteo de notificaciones, salen con marca KairosLink.

Formatos de logo aceptados: PNG, JPG o WEBP, hasta 2 MB. Fondo transparente funciona mejor.

El idioma

El idioma del portal y de los correos lo define el idioma del cliente, que configurás vos en la ficha del cliente. El contacto no lo puede cambiar por su cuenta.

Si no cargaste idioma, se usa el idioma por defecto de la plataforma.

La pantalla de ingreso y la de alta de contraseña salen siempre en español, sin importar el idioma del cliente. A partir de que el contacto entra, todo el portal respeta el idioma configurado.

Los correos que recibe tu cliente

Los tres primeros se apagan juntos con el interruptor Avisarle al cliente por correo el avance de sus tickets, en la solapa Notificaciones del cliente. Viene encendido.

Es por cliente, no por contacto. No se puede desuscribir a una sola persona, y el contacto no tiene forma de darse de baja: no hay enlace de baja en los correos.

Una nota interna no genera ningún correo.

A quién le llegan

A los contactos activos del portal de ese cliente, más las direcciones que hayas cargado en el ruteo de notificaciones, categoría Tickets.

Si un cliente no tiene ninguna de las dos cosas, no sale nada. Vale la pena revisarlo cliente por cliente: desde el panel todo se ve normal y el cliente no se está enterando de nada.

Qué dato tuyo llega al portal

Cuatro cosas del lado del MSP quedan a la vista del cliente final. Ninguna es un error, pero conviene saberlas:

• El nombre del técnico que respondió, tanto en el portal como en el correo. No hay opción de alias ni de ocultarlo.
• La descripción de un ticket abierto desde una alerta, que trae la severidad, el tipo de chequeo, el valor medido y el nombre del equipo. Si no querés que el cliente lo lea, editá la descripción.
• El nombre de tu clasificación interna del ticket, que además alimenta el filtro del listado.
• El hostname real del equipo, cuando difiere del nombre que le pusiste.

En cambio, no llega nada de esto: IP pública o local, dirección MAC, tus notas sobre el equipo, sitio, departamento, versión del agente, credenciales, tiempo cargado, costos, bolsa de horas, SLA, técnico asignado ni el historial del ticket.

Las alertas silenciadas sí se le muestran al cliente. Una alerta que vos silenciaste, por regla o por ventana de mantenimiento, aparece en su portal como cualquier otra. Del lado del panel ves el chip que explica el silencio; en el portal no hay nada que lo indique.

Qué ve tu cliente si no tenés un módulo

Las pantallas del portal no consultan qué módulos contrataste. Esto tiene dos caras y las dos importan:

Sin el módulo de parches, un contacto con ese permiso ve la solapa Parches completa, con todos los equipos en Sin escanear y los contadores en cero. No hay ningún cartel que lo explique.

Sin el módulo de monitoreo, ve la solapa Monitoreo con todos los equipos en Sin datos, cero alertas, y el panel de alertas diciendo Sin alertas. Todo en orden.

Ese último texto es el que más cuidado pide: afirma que está todo bien también cuando no hay nada midiendo. Si tu cliente tiene acceso a la solapa Monitoreo y vos no estás monitoreando sus equipos, va a leer que todo está en orden.

Mi recomendación operativa: no le des el permiso de una sección que no estás prestando.

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Parte 2: lo que ve tu cliente

Esta parte está escrita para el contacto del cliente final. Podés mandársela tal cual.

Cómo entrar

La dirección es app.kairoslink.io/portal/login, la misma para todos.

El acceso llega por un enlace que envía el proveedor de soporte. Al abrirlo se define una contraseña y queda todo listo. Ese enlace vence a los 7 días.

La contraseña necesita al menos 10 caracteres, con mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, y no puede ser una que haya aparecido en una filtración conocida.

La sesión dura 24 horas, y con Recordarme se extiende más allá de eso.

Si se pierde la contraseña, hay que pedirle al proveedor un enlace nuevo: el portal no tiene recuperación automática.

Inicio

Muestra un saludo y hasta cuatro tarjetas, según lo que el proveedor haya habilitado: equipos totales, equipos en línea, alertas abiertas y parches pendientes.

Si no aparece ninguna sección en el menú, es porque el proveedor no habilitó ninguna. El centro de ayuda está disponible igual.

Equipos

El listado de los equipos de la empresa, con el sistema operativo, si están en línea, cuándo reportaron por última vez, el uso de CPU, memoria y disco, y cuántos parches tienen pendientes.

Monitoreo

Cuatro tarjetas con el resumen de salud: En orden, Advertencia, Crítico y Sin datos, más un gráfico de distribución.

Debajo, la tabla de equipos con su estado y su último chequeo, y el panel de Alertas recientes con las últimas 100.

Hay un buscador y un filtro por estado, y el gráfico se recalcula con lo que se filtre. Todo se puede descargar en PDF.

Un equipo en Sin datos puede significar dos cosas: que su monitoreo no está activo, o que está activo pero no hizo su primer chequeo. Si aparecen equipos así, conviene consultarlo con el proveedor.

Parches

El estado de actualizaciones de cada equipo: Al día, Con pendientes, Con críticos o Sin escanear, con la cantidad de pendientes y de críticos, si requiere reinicio y cuándo fue el último escaneo. También se descarga en PDF.

Tickets

El listado completo de las solicitudes de soporte de la empresa, con dos gráficos de distribución por estado y por prioridad, y filtros por texto, clasificación, prioridad y estado.

El listado incluye todos los tickets de la empresa, no solo los que abrió quien está mirando. Los que abrió otro compañero y los que abrió el proveedor por su cuenta también aparecen.

Para abrir uno nuevo, botón + Nuevo ticket: asunto, descripción, prioridad y, si corresponde, el equipo afectado. Mientras se escribe el asunto, el portal sugiere artículos del centro de ayuda que podrían resolver el problema sin abrir el ticket.

En el detalle están el estado, la prioridad, el equipo asociado y toda la conversación con el equipo de soporte. Si el ticket está vinculado a un problema conocido y hay una solución temporal disponible, aparece arriba.

No se puede responder un ticket desde el portal. Para agregar información hay que abrir uno nuevo o escribirle al proveedor por fuera.

Cuando el ticket queda resuelto o cerrado, aparece el bloque para calificar la atención con estrellas y un comentario opcional.

Calificar desde el correo

El correo que avisa que el ticket quedó resuelto trae cinco estrellas. Tocar una registra la calificación en el acto, sin entrar al portal y sin contraseña.

Ese enlace abre una pantalla donde se puede confirmar la puntuación, cambiarla si se tocó la estrella equivocada y dejar un comentario. Los enlaces vencen a los 30 días; después de eso todavía se puede calificar entrando al portal.

El enlace sirve solo para calificar ese ticket. No muestra el asunto, ni las respuestas, ni ningún otro ticket.

Centro de ayuda

Los artículos que publica el proveedor de soporte, con buscador y categorías. Cada artículo se puede descargar en PDF y votar como útil o no útil.

Está disponible para cualquier contacto del portal, sin importar qué otras secciones tenga habilitadas.

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Lo que el portal no hace hoy

Para que no lo busques:

• No manda la invitación por correo. El enlace lo comparte el MSP a mano.
• No hay recuperación de contraseña. Cada olvido lo resuelve el MSP regenerando el enlace.
• No hay segundo factor para los contactos del portal.
• No hay dominio propio por MSP. El portal vive en app.kairoslink.io.
• El contacto no puede responder tickets desde el portal, solo abrir nuevos y calificar.
• No se pueden limitar los tickets a los propios: cada contacto ve los de toda su empresa.
• El centro de ayuda no se puede segmentar por cliente.
• No se puede desuscribir un contacto individual de los correos: el interruptor es por cliente.

Preguntas frecuentes del MSP

¿Le llega un correo a mi cliente cuando le doy el acceso? No. El enlace lo copiás vos de la pantalla y se lo hacés llegar por el canal que prefieras.

Mi cliente perdió la contraseña, ¿qué hago? Entrás a la solapa Portal de su ficha y usás Regenerar link. Aceptarlo pisa la contraseña anterior.

¿Puedo tener el mismo correo en dos clientes? No. El correo es único en toda la plataforma. Si la misma persona administra dos empresas tuyas, necesita un correo por cada una.

¿Cuántos contactos puedo dar de alta? Los que quieras. No consumen asientos ni afectan tu factura.

¿Mi cliente ve las horas que le cargué? No. Nada del panel Tiempo llega al portal: ni entradas, ni total, ni marca de facturable.

¿Ve mis notas internas del ticket? No. Se filtran. Lo que sí ve entera es la descripción del ticket, así que revisá qué escribiste ahí.

¿Puede ver algo de otro cliente mío? Los equipos, las alertas y los tickets están acotados a su empresa. La única excepción es el centro de ayuda, que es compartido entre todos tus clientes.

Bajé de plan y perdí el módulo Portal. ¿Se les corta el acceso a mis clientes? No. Los contactos siguen entrando. Lo que se cierra es tu pantalla de administración del portal, así que no vas a poder dar de alta ni modificar accesos.

Preguntas frecuentes del contacto

¿Puedo cambiar el idioma del portal? No desde el portal. Lo configura el proveedor de soporte en tu ficha de cliente.

¿Por qué veo tickets que yo no abrí? El portal muestra todos los tickets de tu empresa, incluidos los que abrieron tus compañeros y los que abrió el proveedor.

¿Puedo responder un ticket desde acá? No. Podés leerlo y, cuando está resuelto o cerrado, calificarlo. Para agregar información, abrí un ticket nuevo.

¿Puedo adjuntar una captura? No. El portal no tiene adjuntos.

Un equipo aparece en "Sin datos", ¿está mal? Puede ser que su monitoreo no esté activo o que no haya hecho su primer chequeo. Consultalo con tu proveedor.

¿Cuánto dura el enlace para calificar del correo? Treinta días. Después de eso podés calificar entrando al portal.

Olvidé mi contraseña. Pedile a tu proveedor de soporte que te genere un enlace de acceso nuevo. El portal no tiene recuperación automática.