Como escolher um RMM para um MSP pequeno

Escolher um RMM é uma das decisões mais caras que um MSP toma, e não por causa da mensalidade: o custo grande é a migração. Implantar o agente em todo o parque de dispositivos, refazer as políticas de patches, retreinar os técnicos e apresentar um portal novo para cada cliente leva semanas de trabalho. Por isso a maioria dos MSPs fica anos com a ferramenta que escolheu, mesmo quando ela já não serve ou usa metade do que paga.

E o que mais se decide mal não é a lista de recursos. Quase qualquer RMM do mercado cobre bem o básico: monitoramento, patches, acesso remoto, alertas. O que se decide mal é o modelo de preço diante do tamanho real da operação, e o quanto dá para confiar no fornecedor. Este guia trata dessas duas coisas.

Os três modelos de preço e quando cada um ganha

Quase todo RMM cobra de uma destas três formas. Nenhuma é melhor no abstrato: cada uma ganha em uma faixa diferente de dispositivos por técnico, e o único jeito de saber qual combina com você é fazer a conta com os seus próprios números.

Por dispositivo

Você paga por cada dispositivo gerenciado. Ganha quando cada técnico gerencia relativamente poucos dispositivos, porque o custo acompanha o tamanho real da sua carteira: cresce quando você soma clientes e cai quando você perde clientes. É também o modelo mais fácil de repassar nos seus próprios contratos, porque você sabe exatamente quanto custa cada dispositivo de cada cliente. O KairosLink usa esse modelo, com preço publicado a partir de USD 36 por mês.

Por técnico, com dispositivos ilimitados

Você paga por cada técnico, não importa quantos dispositivos ele gerencie. O Atera usa esse modelo e publica o preço: USD 129 por técnico por mês no plano Pro MSP com cobrança anual. Ganha quando poucos técnicos gerenciam muitos dispositivos: nesse cenário nenhum modelo por dispositivo bate o custo dele, e isso precisa ser dito com todas as letras. Se esse é o seu caso, comece por aí; a comparação com o Atera tem o detalhe ponto a ponto.

Sob cotação

O fornecedor não publica preço e cota de acordo com a sua operação. NinjaOne e ConnectWise Automate funcionam assim. Não é um mau sinal por si só: é o modelo típico de produtos voltados a operações grandes, onde o preço é negociado por volume. Ganha quando você tem escala real e poder de barganha, centenas ou milhares de dispositivos que justificam sentar para negociar. Para um MSP pequeno tem dois custos escondidos: você não consegue montar um orçamento sem passar por um processo de vendas, e chega em cada renovação em desvantagem, porque migrar é caro e o fornecedor sabe disso. Dá para ver o que cada um publica e o que não publica nas comparações com NinjaOne e com ConnectWise Automate.

O ponto de equilíbrio, com números

A conta que decide quase tudo é uma única divisão: o preço por técnico dividido pelo preço por dispositivo dá o número de dispositivos por técnico em que os dois modelos custam o mesmo. Com os preços publicados hoje, USD 129 por técnico por mês (Atera, plano Pro MSP anual) contra uma tarifa de USD 2.11 a USD 3.6 por dispositivo por mês, o ponto de equilíbrio cai entre 35 dispositivos por técnico (a USD 3.6 por dispositivo) e 61 (a USD 2.11 por dispositivo).

Leia assim: se cada um dos seus técnicos gerencia menos de 35 dispositivos, o modelo por dispositivo sai mais barato para você. Se gerencia mais de 61, o modelo por técnico ganha, e ganha com folga conforme a distância aumenta. Um caso extremo deixa isso óbvio: um MSP com 3 técnicos e 2.000 dispositivos paga USD 387 por mês por técnico, contra USD 4220 por mês por dispositivo a USD 2.11 por dispositivo. Aí não há o que discutir: o modelo por técnico é a escolha certa.

Esta conta usa os preços vigentes quando o guia foi escrito. Refaça com os seus números reais e com os preços do dia em que você for decidir, e onde o preço não for publicado, peça a cotação e coloque na mesma planilha. Uma hora de planilha aqui vale mais do que todas as demonstrações somadas.

As sete perguntas a fazer antes de assinar

Nenhuma demonstração responde a essas perguntas sozinha. Faça por escrito e guarde as respostas.

1. Quanto custa sair? Peça o procedimento para exportar os seus dados, o processo para desinstalar o agente em massa e o que acontece com o histórico dos seus relatórios se você cancelar. Se a resposta for vaga, o preço real da ferramenta é maior do que parece.
2. O preço de hoje é o preço da renovação? Peça por escrito a política de reajuste. Descontos agressivos de primeiro ano costumam ser recuperados na renovação, quando migrar já saiu caro para você e o fornecedor sabe disso.
3. Quais partes do produto são de terceiros? Acesso remoto, antivírus ou backup podem ser licenças de outra empresa revendidas dentro do produto. Isso importa porque o preço, o suporte e a continuidade dessas peças não dependem do fornecedor que assina o seu contrato.
4. Quantos clientes vocês têm hoje e há quanto tempo existem? Essa é a pergunta desconfortável para fornecedores jovens, inclusive para quem publica este guia, e mesmo assim precisa ser feita. Um fornecedor pequeno pode dar um preço e um nível de atenção que um grande não dá, mas você tem o direito de saber o quanto já foi testado na prática o que está comprando, e de decidir com essa informação na mesa.
5. O que exatamente o suporte inclui? Idioma, canal, horário e o tempo de resposta assumido em contrato, não o prometido na demonstração. Suporte em outro idioma ou em outro fuso acaba sendo pago com as horas dos seus técnicos.
6. Posso testar nos meus dispositivos reais antes de pagar? Um teste em 10 ou 20 dispositivos seus vale mais do que qualquer demonstração guiada. Se não houver teste gratuito, ou se for exigido cartão de crédito para liberar, pergunte por quê.
7. O que acontece quando o agente falha? Pergunte como o fornecedor descobre que um agente parou de reportar, como o agente é atualizado em todo o parque de dispositivos e que histórico público de incidentes ele tem. O agente mora nos dispositivos dos seus clientes: a qualidade dele é a qualidade do produto.

Erros comuns na hora de escolher

• Escolher pela lista de recursos mais longa. As listas de recursos se igualam rápido entre os produtos; o que muda é quanto disso você vai de fato operar. Pagar por módulos que ninguém usa é o erro mais comum e o mais caro.
• Não fazer a conta de dispositivos por técnico. O mesmo MSP pode pagar o dobro ou a metade dependendo do modelo de preço, como mostra o ponto de equilíbrio acima. É uma divisão: faça antes de olhar qualquer outra coisa.
• Subestimar o custo de migrar. Se a ferramenta nova economiza USD 50 por mês mas a migração custa 80 horas de trabalho, o retorno leva anos. A conta completa inclui a migração, o retreinamento e os meses rodando as duas ferramentas em paralelo.
• Confundir a demonstração com o produto. A demonstração é conduzida por um vendedor sobre dados preparados. O que você vai operar todo dia só dá para conhecer testando com os seus dispositivos, os seus técnicos e os seus chamados.
• Assinar contrato de longo prazo em troca de um desconto inicial. Esse compromisso vale dinheiro de verdade: tira a única alavanca de negociação que você tem na renovação, que é poder ir embora.

O que olhar conforme o tamanho do MSP

Menos de 100 dispositivos

Priorize preço publicado, teste sem cartão de crédito, suporte no seu idioma e nenhum contrato de longo prazo: nessa escala você não tem poder de barganha, e o que mais protege é poder sair sem custo. A conta de dispositivos por técnico manda até aqui: com um técnico e 30 dispositivos, por dispositivo e por técnico custam quase o mesmo; com um técnico e 90 dispositivos, por técnico já ganha com clareza.

Entre 100 e 1.000 dispositivos

Aqui os processos começam a pesar: grupos de patches, relatórios por cliente, portal de chamados, trilha de auditoria de quem executou o quê em qual dispositivo. O modelo de preço continua sendo decidido pela divisão acima, mas agora você tem volume suficiente para pedir cotações além de comparar preços publicados, e para colocá-las para competir entre si. Antes de migrar todo o parque de dispositivos, teste em um subconjunto real de dispositivos por semanas, não por dias.

Mais de 1.000 dispositivos

Nesse volume você está plenamente no território em que NinjaOne e ConnectWise Automate cotam, e faz sentido sentar para negociar com eles: nessa escala o preço negociado pesa mais do que qualquer preço de tabela, e a profundidade do produto e o ecossistema de integrações pesam mais do que a simplicidade. Peça cotações a mais de um fornecedor e faça com que compitam. Some à conta o custo do PSA, se for um produto separado, e o trabalho de integrá-lo com o que você já usa.

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Perguntas frequentes